Notulen bestuursvergadering 7 september 2016

Bestuursvergadering Oudervereniging Vossius Gymnasium 7 september 2016
Aanwezig: Lieke Van der Voort [voorzitter], Floor Toot [secretaris], Uzzi. Matt, Jan van Muilekom [rector], Borut Stavrov, Agnes Hoogendijk, Karel Scheepers, Erik Plakman [penningmeester]

1. Opening
2. Vaststelling notulen 22-6-2016 en check aanpassing notulen 13-04-2016
3. Ingekomen post [algemeen]
4. Mededelingen Schoolleiding en evt. MR
5. ALV
6. Economie
7. 1 e algemene klassenouderbijeenkomst.
8. Ouderavond eerste klassen van 19-9-2016
9. Data volgende OV-bestuursvergaderingen
10. Lief en leed, rondvraag en sluiting

1. Opening
Lieke van der Voort opent de vergadering om 20.07 uur. Zij leest het doel en middelen uit de de statuten van de OV voor. In 1995 is de OV opgericht. Jan van Muilekom vult aan dat dit was omdat in die periode de zelfstandige gymnasia in hun voortbestaan bedreigd werden. De agenda wordt vastgesteld. Tijdens de vergadering wordt het punt 7 dat Uzzi Matt inbracht (communicatie) verschoven naar de rondvraag.

2. Vaststelling notulen 22-juni-2016
Punt 5 wordt ingekort en toegevoegd wordt dat een petitie van de leerlingen ondertekend behoort te worden.

3. Ingekomen post
Lieke van der Voort meldt dat zij in de mailbox van de oudervereniging twee zaken aantrof: – informatie van ‘Go USA Education fare’. Jan van Muilekom zegt dat de school deze informatie ook heeft ontvangen en dat hier iets over in de laatste nieuwsbrief staat. – Een nieuwsbrief ‘Omgaan met pesten’. Hierin stond dat met ingang van 1 augustus 2016 de inspectie gaat controleren of alle scholen hun pestprotocollen wel op orde hebben. Zij bieden ook cursussen aan ‘omgaan met pesten’. Erik Plakman meldt dat er geen post in het postvakje van de oudervereniging was.

4. Mededelingen MR en schoolleiding
Jan van Muilekom meldt vanuit de schoolleiding:
– De laatste informatie wat betreft de eindexamens zijn dat 98% geslaagd is met een 7,11 gemiddeld.
– De Romereis is zondag 4 september gestart en duurt tot dinsdag 13 september;
– Klas 1 is op dit moment weg en klas 4 is op beroepsstage.
– Er zijn weer stappen gezet in de verbouwing: 2 Het programma van eisen is af:
* De gymzalen komen onder de binnenplaats, er komen extra lokalen bij, er komt een lift, de kantine komt op de plaats van de huidige gymzaal, de binnenplaats blijft bestaan, er komt een extra toegang tot de kelder (Gevolg hiervan is dat alle fietsen onder de school geplaatst kunnen worden). Er is 1 miljoen extra uitgetrokken door de gemeente voor het verbeteren van de luchtkwaliteit nav de acties op het gebied van CO2 die de gemeente gestart is.
– Tijdelijke vacatures ivm zwangerschapsverlof en sabbatical: Alleen wordt nog gezocht naar een wiskundedocent voor twee maanden ivm een sabbatical van een wiskundedocent. Op de vraag hoeveel docenten het Vossius eigenlijk kent, antwoordt Jan van Muilekom dat er 85 mensen werken, waarvan 60 docenten.

5. ALV
De ALV wordt op maandag 7 november gehouden. Lieke van der Voort checkt nog bij de spreker of zij dan echt kan [dit blijkt later in orde, Eveline Crone kan die avond]. Jan van Muilekom stelt voor om de officiële ALV wat minder lang dan gebruikelijk te laten duren, van 19.00 uur – 19.30 uur. Jan van Muilekom zal de Aula voor die avond vastleggen.

6. Economie
Jan van Muilekom meldt dat er een goede start met het vak economie is gemaakt dit schooljaar. Er is een samenwerking tussen de leraren economie van de zelfstandige gymnasia van Het Vossius, Velsen, Haarlem en Het Barlaeus.

7. Eerste algemene klassenouderbijeenkomst
Deze zal plaatsvinden op 12 oktober om 19.30 uur. De verschillende jaarlagen worden (aan het eind van de vergadering als Agnes Hoogendijk al weg is) verdeeld onder de volgende bestuursleden:
Klas 1: Lieke van der Voort en Floor Toot
Klas 2 en 3: Agnes Hoogendijk en Karel Scheepers
Bovenbouw: Uzzi Matt. Floor Toot zal zorgen voor wat te drinken en een knabbeltje na afloop.

8. Ouderavond eerste klassen van 19 september
Lieke van der Voort en Floor Toot zullen daar zijn. Plan is dat Lieke van der Voort een kort praatje houdt voor de ouders en dat vervolgens het ouderbestuur bij alle klassen even langs gaat. Hier worden lijsten neergelegd waarop ouders aan kunnen geven dat ze toestemming aan elkaar geven om elkaars gegevens te hebben. De Oudervereniging faciliteert dit dan mbv de lijst die de administratie van school aan ons stuurt. Klassen 1-3 mogen nu door het Ouderbestuur worden ingezien, volgend jaar 1-4, etc. Tot wij als ouderbestuur beschikken over alle gegevens en niet meer hiervoor de schooladministratie hoeven te benaderen.

9. Data volgende OV-bestuursvergaderingen
Deze zijn: op de volgende woensdagen: 16 november, 1 februari, 5 april en 7 juni.

10. Lief en leed, rondvraag en sluiting
Rondvraag:
– Erik Plakman merkt op dat er door het Ouderbestuur altijd een flesje wijn wordt verzorgd 3 als dank aan de docenten die mee zijn geweest op Romereis. Uzzi Matt zal dit regelen.
– Floor Toot merkt op dat het jammer is dat afscheid van kinderen die de klas gaan verlaten niet goed geregeld lijkt. Kan de mentor dit niet samen met de klassenvertegenwoordiger regelen en zorgen dat er op de laatste schooldag voor de zomervakantie iets voor hen gebeurt? Jan van Muilekom merkt op dat deze bijeenkomst wel voor iedereen verplicht is, dus dat iedereen er behoort te zijn. Wel is het voor sommige kinderen pas op het laatst bekend dat ze niet mee gaan met de klas. Er is eerst een gewone rapportvergadering en dan volgt de dag voor de laatste schooldag nog een revisievergadering waar alle zittenblijvers nogmaals bekeken worden. Floor Toot stelt voor om dit als duidelijke taak aan de mentoren mee te geven.
– Kort wordt besproken dat er op 9 november Oud Café Chantant plaats vindt in het kader van het lustrum van het Vossius. Er wordt gevraagd om bijtijds aan te geven als hier iets verwacht wordt van vrijwilligers die de Oudervereniging moet regelen. Jan van Muilekom zegt toe om dit uit te zoeken en dan bijtijds dit terug te koppelen.
– Uzzi Matt heeft vorig jaar van een moeder gehoord dat zij de mails van school niet ontving. Haar zoon kwam wat later op school, dat was wellicht de reden. Ondanks een paar keer vragen, liep dit niet goed, zo vertelde deze moeder. Jan van Muilekom meldt dat dit soort dingen aan de administratie behoren te worden gemeld en dan goed moeten lopen. Als er structureel iets niet goed gaat, wordt hij hier graag van op de hoogte gesteld.
– Het anti-pestprotocol komt aan de orde: Jan van Muilekom meldt dat er een coördinator wordt benoemd.

De voorzitter sluit de vergadering rond 22.15 uur.